bits meet Bytes Computer Blog Wer mit Word 2002 rechnen möchte, um zum Beispiel eine Rechnung mit Mehrwertsteuer zu erstellen, braucht keine Excel-Tabelle einzubinden. Dafür gibt es in Word Feldfunktionen und Formeln.
Und so geht’s Schritt für Schritt:
Tabelle anlegen
Im ersten Schritt wird wie gewohnt eine Tabelle über
Menü > Tabelle > Einfügen > Tabelle…
angelegt.
Im darauf folgenden Dialog wird die gewünschte Anzahl Spalten und Zeilen der zu erstellenden Tabelle eingetragen.
Namen der Tabellenzellen
Für das Rechnen in Word-Tabellen muss man wissen, dass die einzelnen Zellen genauso angesprochen werden wie in Excel. Spalten heißen von links beginnend A, B, C usw. Zeilen werden beginnend mit 1 für die ersten Zeile aufsteigend durchnummeriert.
Der Name einer Tabellenzelle setzt sich aus dem Spaltenbuchstaben und der Zeilennummer zusammen, also zum Beispiel B2.
Formeln werden nicht automatisch angepasst
Wird in einer Word-Tabelle eine Rechenformel angelegt, die sich direkt auf eine einzelne Tabellenzelle bezieht und wird später eine Spalte oder eine Zeile davor eingefügt, ändern sich die Namen aller nachfolgenden Tabellenzellen.
Diese Änderungen werden aber, im Gegensatz zu Excel, nicht automatisch in Rechenformeln übernommen. Eventuell betroffene Formeln müssen manuell angepasst werden.
Mehrwertsteuer berechnen
Die eben angelegte Tabelle wurde bereits um einige Angaben ergänzt. Der Nettobetrag steht im Feld B1, zweite Spalte, erste Zeile.
Der Cursor wird in das Feld B2 (zweite Spalte, zweite Zeile) gesetzt und anschließend Menü > Tabelle > Formel… ausgewählt.
In dem anschließenden Formeldialog wird im Feld Formel der Nettobetrag (B1) mit 0,19 multipliziert.
Die Formel dafür lautet
=B1*0,19
Im Feld Zahlenformat wird die Ausgabe des Ergebnisses formatiert.
- Das # steht für eine Ziffer, die nur ausgegeben wird, wenn diese Stelle der Zahl benötigt wird.
- Der Punkt steht für den Tausenderpunkt, der nur für Zahlen größer gleich 1.000 benötigt wird. Ist das Ergebnis kleiner als 1.000, wird auch er nicht ausgegeben.
- Das Währungssymbol € steht hinter dem Betrag.
Nach dem Semikolon steht die Formatierung für negative Beträge, die in diesem Beispiel in Klammern dargestellt werden.
Sollen negative Beträge mit einem führenden Minuszeichen ausgegeben werden, müsste das Feld Zahlenformat folgenden Inhalt haben.
#.##0,00 €;-#.##0,00 €
Nach einem Klick auf OK wird das Ergebnis sofort berechnet und ausgegeben.
Der Wert ist nur in der Textverarbeitungsansicht grau hinterlegt, um darauf aufmerksam zu machen, dass er mit einer Formel berechnet wird.
In der Seitenvorschau und beim Ausdrucken ist der Feldhintergrund weiß.
Summe berechnen
Um die Summe zu berechnen, wird der Cursor in die Tabellenzelle B3 gesetzt und anschließend im Menü > Tabelle > Formel… ausgewählt.
Als Formel wird SUM(ABOVE) eingetragen, damit wird die Summe (SUM) aller Zahlen über dieser Zelle (ABOVE) berechnet.
Nach einen Klick auf OK wird die Summe von Betrag und Mehrwertsteuer berechnet und ausgegeben.
Felder aktualisieren
Werden Zahlen geändert, die in die Berechnung von Funktionen einfließen, aktualisieren sich die Ergebnisse nicht automatisch.
Nach der Änderung von Zahlen sind alle Funktionsfelder zu markieren.
Mit der Funktionstaste F9 werden alle markierten Funktionsfelder neu berechnet.
Formeln ändern
Möchte man eine Formel ändern, weil eine Zeile oder Spalte eingefügt wurde oder sich zum Beispiel der Mehrwertsteuersatz geändert hat, setzt man den Cursor auf das zu ändernde Feld und führt einen Rechtsklick darauf aus.
Im Kontextmenü wird Feld bearbeiten… ausgewählt.
Im folgenden Dialog wird ein Klick auf Formeln… ausgeführt.
Damit wird der Dialog zum Bearbeiten von Formeln aufgerufen.
